§ 1 Postanowienia ogólne 1. Niniejszy Regulamin Internetowego Biura Obsługi Klienta (IBOK), zwany dalej Regulaminem IBOK, określa zasady świadczenia usług, drogą elektroniczną przez Kartuskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. z siedzibą w Kartuzach przy ul. Mściwoja II 4, wpisane do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, w VIII Wydziale Gospodarczym Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000132914, NIP: 589-14-35-089, REGON: 19125498, o kapitale zakładowym 8 696 000,00 zł w całości opłaconym, zwane dalej KPWiK. 2. Postanowienia zawarte w Regulaminie IBOK obejmują zasady zakładania, aktualizowania, udostępniania, wykorzystywania i usuwania konta użytkownika w IBOK, zapewniającego dostęp do usług internetowych świadczonych przez KPWiK drogą elektroniczną. 3. Regulamin IBOK spełnia wymagania określone w art. 8 Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204). 4. Aktualny Regulamin IBOK jest udostępniony w siedzibie KPWiK w Biurze Obsługi Klienta (BOK) oraz jest dostępny na stronie internetowej KPWiK, pod adresem: http://www.kpwik.kartuzy.pl, w formacie pliku pdf, umożliwiającego jego pozyskiwanie, odtwarzanie oraz drukowanie. 5. Korzystanie z IBOK jest możliwe wyłącznie dla klientów, którzy zaakceptowali postanowienia Regulaminu IBOK, podczas składania Wniosku o utworzenie / aktualizację / usunięcie konta użytkownika w Internetowym Biurze Obsługi Klienta, zwanego dalej wnioskiem, oraz wyrazili zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych zawartych we wniosku. W przypadku braku akceptacji Regulaminu IBOK i/lub zgody na przetwarzanie danych osobowych, podczas składania Wniosku, założenie konta użytkownika nie zostanie zrealizowane przez KPWiK, a tym samym korzystanie z IBOK nie będzie możliwe. 6. Dane osobowe klientów KPWiK, udostępnione w celu prawidłowego świadczenia usług drogą elektroniczną, podlegają ochronie zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883 wraz z póź. zm.). 7. Administratorem danych podanych przez klientów we Wniosku jest KPWiK, a podane w nim dane są przetwarzane wyłącznie w celu założenia konta użytkownika w IBOK. Klientom przysługuje prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania. 8. Akceptacja postanowień Regulaminu IBOK, podczas składania Wniosku, jest równoznaczna z pełną jego akceptacją i zawarciem Umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną z KPWiK, zwanej dalej umową, bez konieczności sporządzania odrębnej umowy w tym zakresie. Przystąpienie do wykonania umowy przez KPWiK następuje z chwilą założenia klientowi przez KPWiK konta użytkownika. 9. W celu zapewnienia prawidłowego korzystania z IBOK przez klientów w § 3 Regulaminu IBOK zostały określone minimalne wymagania techniczne, jakie muszą spełniać urządzenia i oprogramowanie klienta. 10. Korzystanie z usług udostępnionych klientom w systemie IBOK jest całkowicie bezpłatne. § 2 Pojęcia użyte w Regulaminie IBOK 1. KPWiK – Kartuskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. z siedzibą w Kartuzach przy ul. Mściwoja II 4, wpisane do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, w VIII Wydziale Gospodarczym Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000132914, NIP 589-14-35-089, REGON: 19125498, o kapitale zakładowym 8 696 000,00 zł w całości opłaconym. 2. BOK – Biuro Obsługi Klienta znajdujące się w siedzibie KPWiK. 3. IBOK (system IBOK) – Internetowe Biuro Obsługi Klienta, system Internetowego Biura Obsługi Klienta. 4. Regulamin IBOK – Regulamin Internetowego Biura Obsługi Klienta określający zasady świadczenia usług, drogą elektroniczną przez KPWiK na rzecz klientów. 5. Klient – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która jest stroną Umowy na zaopatrzenie w wodę i/lub odprowadzanie ścieków zawartej z KPWiK. 6. Wniosek – Wniosek o utworzenie / aktualizację / usunięcie konta użytkownika w Internetowym Biurze Obsługi Klienta składany w BOK. 7. Umowa - Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną, zawarta na podstawie akceptacji przez klienta postanowień Regulaminu IBOK 8. Użytkownik – Klient, który złożył w BOK wniosek i któremu przydzielono login i hasło, umożliwiające pełen dostęp do usług IBOK. W treści Regulaminu IBOK pojęcia użytkownik i klient mogą być używane zamiennie i są równoważne. 9. Konto użytkownika – zbiór zasobów i uprawnień w ramach systemu IBOK, przypisanych użytkownikowi przez KPWiK. 10. Przeglądarka internetowa (przeglądarka www) – program komputerowy służący do pobierania i wyświetlania stron internetowych udostępnianych przez serwery WWW, a także odtwarzania plików multimedialnych, często przy użyciu dodatków, zwanych wtyczkami. Przeglądarka internetowa jest niezbędna do korzystania z usług dostępnych w IBOK. 11. Login – ciąg znaków alfanumerycznych jednoznacznie identyfikujących użytkownika w IBOK, nadawany przez KPWiK i nie podlegający zmianie przez cały czas użytkowania konta przez użytkownika. 12. Hasło – ciąg znaków alfanumerycznych przypisanych do loginu użytkownika, umożliwiający dostęp (zalogowanie się) do IBOK, nadany po raz pierwszy przez KPWiK wraz z loginem, podlegający zmianie przez użytkownika po pierwszym zalogowaniu się do IBOK za pomocą opcji zmiany hasła, dostępnej w panelu administracyjnym IBOK. 13. Rejestracja – wypełnienie przez klienta wniosku w BOK i założenie przez KPWiK konta użytkownika w systemie IBOK. 14. Logowanie – autoryzacja użytkownika w systemie IBOK za pomocą przydzielonego przez KPWiK loginu i hasła ustalonego przez użytkownika. 15. Wylogowanie – wyjście przez użytkownika z systemu IBOK poprzez wybranie opcji wylogowania się z systemu IBOK. 16. Moduł – wydzielona i nazwana w systemie IBOK jego część wraz określoną funkcjonalnością. 17. Funkcjonalność – usługi realizowane w systemie IBOK przez jego moduł. 18. E-faktura – faktura, w tym faktura korygująca, duplikat faktury, w formie dokumentu elektronicznego, spełniającego wymagania określone w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 wraz póź. zm.). § 3 Minimalne wymagania techniczne do korzystania z systemu IBOK Sprzęt i oprogramowane użytkownika, służące do korzystania z systemu IBOK, muszą spełniać następujące minimalne wymagania techniczne: 1. Minimalna wymagana rozdzielczość ekranu wymagana do poprawnego działania IBOK to: 1280 x 720. 2. Przeglądarki internetowe, w jakich system IBOK poprawnie się wyświetla to: ? Internet Explorer 7.x i nowsza ? Firefox 3.x i nowsza ? Opera 9.x i nowsza ? Chrome 16.x i nowsza 3. W przypadku korzystania z innych przeglądarek, jak wymienione powyżej, KPWiK nie gwarantuje poprawności działania systemu IBOK i nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności. § 4 Zasady rejestracji, zakładania i usuwania konta użytkownika w systemie IBOK 1. Klient chcący skorzystać z usług świadczonych drogą elektroniczną przez KPWiK za pomocą systemu IBOK, składa osobiście, drogą elektroniczną lub pocztą tradycyjną pisemny wniosek o utworzenie konta użytkownika w IBOK w BOK w siedzibie KPWiK. 2. Klient musi zaakceptować wszystkie klauzule, jakie są zawarte we wniosku oraz zapoznać się i zaakceptować warunki zawarte w Regulaminie IBOK. W przypadku braku zgody klienta, na którąkolwiek z klauzul zawartych we wniosku lub brakiem akceptacji warunków korzystania z IBOK, dalsza rejestracja jest niemożliwa i klientowi nie zostanie założone konto użytkownika, a tym samym klient nie będzie miał możliwości korzystania z systemu IBOK. 3. Pracownik BOK po złożeniu przez klienta wniosku, przekazuje mu jego kopię, natomiast oryginał zachowuje dla potrzeb dalszej rejestracji konta użytkownika. 4. Uprawniony pracownik KPWiK, na podstawie prawidłowo wypełnionego wniosku klienta, w terminie od 3 do 7 dni roboczych następujących po dacie złożenia przez klienta wniosku w BOK, dokonuje rejestracji nowego użytkownika w systemie IBOK poprzez przypisanie mu unikalnego loginu i przydzielenie tymczasowego hasła dostępu do systemu IBOK oraz konfiguracji konta użytkownika, polegającego na wprowadzenia wszelkich wymaganych danych klienta do systemu IBOK. 5. Klient jest informowany o aktywacji konta użytkownika przez KPWiK za pomocą poczty elektronicznej. Na wskazany przez klienta we wniosku adres e-mail jest wysyłany mail, zawierający dane dostępowe do systemu IBOK tj. login i hasło tymczasowe oraz podstawowe dane klienta. 6. Klient po otrzymaniu danych dostępowych, podczas pierwszego logowania się do systemu IBOK dokonuje zmiany hasła tymczasowego, przydzielonego przez KPWiK. 7. W przypadku, gdy użytkownik zapomni hasło dostępu do systemu IBOK, wówczas poprzez opcję: „zapomniałeś hasło”, dostępną na stronie logowania do systemu IBOK, wysyła prośbę o ponowne przydzielenie hasła tymczasowego, umożliwiającego logowanie się do systemu IBOK. Hasło tymczasowe jest wysyłane automatycznie na adres e-mail użytkownika, podanych podczas rejestracji i skojarzony z jego loginem. Po ponownym zalogowaniu się do systemu IBOK użytkownik dokonuje zmiany przydzielonego hasła tymczasowego na swoje. 8. W zakresie usuwania konta użytkownika i rezygnacji klienta z korzystania z systemu IBOK mają zastosowanie postanowienia § 9 Regulaminu IBOK. § 5 Moduły i funkcjonalności systemu IBOK udostępnione użytkownikowi 1. System IBOK udostępniony użytkownikowi przez KPWiK posiada następujące moduły i funkcjonalności: DANE KLIENTA: wyświetlenie danych klienta takich jak: nazwa, adres, NIP, REGON - wyświetlenie listy posesji, możliwość filtrowania o liście posesji – możliwość bezpośredniego przejścia do modułów: Odczyty i Gospodarka Wodomierzowa. KOMUNIKATY: wyświetlanie wiadomości i komunikatów dla wszystkich użytkowników IBOK. FAKTURY: lista faktur w menu posortowana wg daty wystawienia, z możliwością filtrowania wg numeru dokumentu wyświetlenie danych wybranej faktury. Podgląd danych faktury z możliwością pobrania faktury w PDF. UMOWY: lista umów w menu z możliwością filtrowania wg numer dokumentu wyświetlenie danych wybranej umowy możliwość zamieszczenia z poziomu IBOK skanu umowy podpisanej z odbiorcą zawierającej pieczęcie i podpisy. ODCZYTY: lista liczników w menu (wyświetlone id licznika ze względu na unikalność) z możliwością filtrowania wyświetlenie informacji o punkcie poboru (numer fabryczny, lokalizacja, status), wyświetlenie informacji o wprowadzonych odczytach (data odczytu, wskazanie bez podliczników, zużycie i typ odczytu), sortowanie wg daty odczytu. ROZRACHUNKI: wyświetlenie listy dokumentów z możliwością filtrowania oraz podziałem na dokumenty: zapłacone i niezapłacone. Wyświetlane są następujące informacje: numer dokumentu, data wystawienia, termin płatności, winien, zapłacone, do zapłaty, przejście do informacji o płatności. ZGŁOSZENIA: możliwość wysłania zgłoszenia na zdefiniowaną uprzednio grupę odbiorców. Zgłoszenie zawiera: temat, opis oraz posiada możliwość wybrania odpowiedniego licznika z posesji w przypadku, gdyby miało służyć do zgłaszania odczytów. Zgłoszenie wysyłane w formie emaila, który w stopce zawiera informacje o nadawcy. ZGŁOSZENIE ODCZYTU: moduł umożliwia wprowadzenie odczytu. Edycja i usunięcie możliwe są dopóki odczyt nie zostanie pobrany do bazy TP-MEDIA. Standardowo generowany jest przez system mail z powiadomieniem dla operatora o pojawieniu się nowych odczytów w systemie IBOK. DOKUMENTY: możliwość ściągnięcia na dysk lokalny użytkownika dokumentów dodanych na serwer. GOSPODARKA WODOMIERZOWA: lista liczników w menu z możliwością filtrowania po nr fabrycznym, szczegółowe informacje o liczniku takie jak: numer, daty legalizacji, status, rodzaj właściciela, data przyjęcia do ewidencji. USTAWIENIA: możliwość zmiany przez użytkowników IBOK swoich danych takich jak: hasło dostępu do swojego konta w systemie. § 6 Zgłaszanie nieprawidłowości w działaniu systemu IBOK przez użytkownika 1. Użytkownik, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu systemu IBOK ma następujące możliwości ich zgłoszenia do KPWiK: za pomocą modułu ZGŁOSZENIA znajdującego się w systemie IBOK, za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: kpwik@kpwik.kartuzy.pl telefonicznie pod numerem telefonu: 58 681-02-46, faxem pod numerem telefonu: 58 681-02-09 listownie na adres KPWiK: u. Mściwoja II 4, 83-300 Kartuzy osobiście w BOK w siedzibie KPWiK. 2. Zgłoszenie, aby mogło być uwzględnione i stanowiło podstawę do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w działaniu systemu IBOK, musi zawierać dane identyfikacyjne użytkownika zgłaszającego nieprawidłowości (wystarczający jest login użytkownika) oraz opis występujących nieprawidłowości. 3. Zgłoszenia nieprawidłowości w działaniu systemu IBOK są standardowo rozpatrywane w terminie do 14 dni od dnia ich otrzymania i usuwane przez KPWiK. KPWiK zastrzega sobie prawo do wydłużenia 14 dniowego terminu usuwania nieprawidłowości w przypadku, gdy będą tego wymagały konieczne do wykonania prace programistyczne, modernizacje infrastruktury itp. 4. Użytkownik nie ponosi żadnych opłat z tytułu usuwania przez KPWiK nieprawidłowości w działaniu systemu IBOK. § 7 Zgłaszanie reklamacji przez klientów przez system IBOK Za pomocą systemu IBOK istnieje również możliwość składania przez klientów reklamacji. Reklamacje należy składać po wypełnieniu Karty reklamacyjnej dostępnej w IBOK. § 8 Zobowiązania, odpowiedzialności i uprawnienia KPWiK i użytkownika w zakresie korzystania z systemu IBOK 1. Użytkownik: zobowiązuje się do korzystania z systemu IBOK zgodnie z Regulaminem IBOK, jak również obowiązującym prawem, a w szczególności: niepodejmowania działań, mających na celu uzyskanie dostępu do kont innych użytkowników systemu IBOK, nie udostępniania swoich danych dostępowych do systemu IBOK (loginu i hasła) osobom trzecim, wylogowywania się z systemu IBOK po zakończeniu korzystania z IBOK, zobowiązuje się do wprowadzania do systemu IBOK wyłącznie informacji zgodnych z prawdą i przestrzegania w tym zakresie obowiązującego prawa, powiadamia KPWiK o zauważonych nieprawidłowościach w działaniu systemu IBOK, użytkuje system IBOK zgodnie z jego przeznaczeniem i nie wykorzystuje do innych celów, jakie zostały przewidziane w Regulaminie IBOK. 2. KPWiK: stosuje się do postanowień Regulaminu IBOK, przetwarza dane osobowe użytkownika zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych oraz innymi, mającymi zastosowanie przepisami prawa, w zakresie przewidzianym w Regulaminie IBOK, jak również wdraża rozwiązania techniczne i stosuje środki, mające na celu odpowiednie zabezpieczenie danych osobowych użytkownika przed nieautoryzowanym dostępem do nich osób nieuprawnionych, nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości dostępu do IBOK wynikających z niewłaściwego działania urządzeń i oprogramowania użytkownika za wadliwe działania urządzeń i oprogramowania dostawcy usług internetowych, z którego usług korzysta klient do łączenia się z systemem IBOK, nie ponosi odpowiedzialności za szybkość przesyłania danych pomiędzy serwerami, na których działa system IBOK, a urządzeniami użytkownika za pomocą, których użytkownik korzysta z systemu IBOK, nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość informacji wprowadzonych przez użytkownika do systemu IBOK i ma pełne prawo ich weryfikacji w rzeczywistości (np. poprzez fizyczny odczyt stanów wodomierzy), zastrzega sobie prawo do przerw w działaniu systemu IBOK i ograniczenia czasowego dostępu do niego użytkownikowi, w związku z prowadzonymi, planowymi aktualizacjami systemu IBOK oraz innymi nieprzewidzianymi i niezależnymi od KPWiK zdarzeniami skutkującymi przerwą w dostępie do systemu IBOK, zobowiązuje się do informowania użytkownika, na wskazany we Wniosku adres e-mail i/lub za pomocą systemu IBOK, o wszelkich planowanych pracach aktualizacyjnych, skutkujących czasowym ograniczeniem dostępu do systemu IBOK, posiada pełne prawo do modyfikacji systemu IBOK bez konieczności zasięgania opinii i zgody użytkownika. § 9 Warunki zawierania i rozwiązywania Umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną pomiędzy KPWiK a klientem 1. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną pomiędzy KPWiK, a klientem zostaje zawarta poprzez akceptację klienta Regulaminu IBOK, wyrażoną na piśmie we wniosku. 2. KPWiK uruchamia konto użytkownika w terminie od 3 do 7 dni roboczych po złożeniu przez klienta w BOK prawidłowo wypełnionego wniosku. 3. Klient ma prawo do rezygnacji z korzystania z systemu IBOK w dowolnym momencie, a w szczególności po braku akceptacji zmian wprowadzonych przez KPWiK w Regulaminie IBOK. 4. Rozwiązanie umowy, a tym samym rezygnacja klienta z korzystania z systemu IBOK następuje wyłącznie na piśmie, na podstawie wniosku złożonego przez klienta w BOK. 5. W przypadku rezygnacji klienta z korzystania z systemu IBOK dezaktywacja konta użytkownika następuje w terminie 3 dni roboczych od dnia wypowiedzenia umowy. 6. W przypadku rażącego naruszenia przez użytkownika Regulaminu IBOK, KPWiK ma prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy i/lub zablokowania klientowi dostępu do systemu IBOK. Przywrócenie dostępu do systemu IBOK, w takim przypadku, następuje na podstawie odrębnych ustaleń prowadzonych pomiędzy KPWiK i klientem, obejmujących przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego zaistniałą sytuację. 7. W przypadku rozwiązania Umowy o zaopatrzenie w wodę i/lub odprowadzanie ścieków zawartej pomiędzy KPWiK a klientem, dostęp do systemu IBOK jest cofany klientowi po upływie 14 dni od daty jej rozwiązania. Klient jest zobowiązany w takim przypadku do pobrania w tym czasie, wszystkich udostępnionych mu, w systemie IBOK faktur elektronicznych oraz opłacenia ich w terminach wskazanych w fakturach. § 10 Postanowienia końcowe 1. KPWiK zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w Regulaminie IBOK. 2. Użytkownik będzie informowany przez KPWiK o wszelkich zmianach Regulaminu IBOK poprzez komunikat, pojawiający się na koncie użytkownika w systemie IBOK oraz publikację na stronie www pod adresem: www.kpwik.kartuzy.pl. Zmiany określone w Regulaminie IBOK wchodzą w życie w dniu ich publikacji pod wskazanym adresem www i pojawieniu się komunikatu o zmianie na koncie użytkownika. 3. Użytkownikowi przysługuje prawo niezaakceptowania zmian w Regulaminie IBOK, co jest równoznaczne z podjęciem przez użytkownika działań związanych z likwidacją konta użytkownika. W przypadku dalszego korzystania z systemu IBOK przez użytkownika, użytkownik akceptuje zmiany wprowadzone w Regulaminie IBOK. 4. Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu IBOK oraz usług świadczonych przez KPWiK drogą elektroniczną będą rozpatrywane przez Sąd właściwy dla KPWiK. Zatwierdził: Tadeusz Ostanek Prezes Zarządu KPWiK Sp. z o.o. Kartuzy, 2016.03.01